عارضه یابی سازمانی چیست؟
عارضه یابی سازمانی به معنای شناسایی و تحلیل مشکلات و نقاط ضعف در یک سازمان است. به عبارت دیگر فرآیندی است که هدف آن تحلیل و شناسایی عواملی است که بر عملکرد سازمان تأثیر منفی دارند. عارضه یابی سازمانی به منظور تعیین مشکلات و نواقص در سازمان صورت می‌گیرد و به دنبال ارائه طرح های کاربردی و منطبق با اهداف و استراتژی های سازمان برای رفع این مشکلات تأثیر گذار است. عارضه یابی سازمانی فرآیندی است که در آن مشکلات و نواقص سازمان به وسیله ی تیم های متخصص و استراتژیک شناسایی و تحلیل می‌شوند. هدف اصلی عارضه یابی سازمانی، شناسایی و تجزیه و تحلیل عوامل مختلفی است که موجب کاهش عملکرد سازمان می‌شوند. در این فرآیند، نقاط ضعف، نواقص و مشکلات سازمان شناسایی می‌شوند و راهکارها و تغییرات مناسب جهت بهبود و بهینه‌سازی عملکرد سازمان پیشنهاد می‌شوند.
خدمات قابل ارائه توسط گروه بهین صنعت یاب در این حوزه به شرح زیر است:
| خدمات مشاوره در حوزه عارضه یابی سازمانی |
| شناسایی و بررسی نقاط ضعف،چالش ها،منابع و توانمندی های سازمان |
| تحلیل کارایی و اثر بخشی فرآیندهای سازمانی |
| شناسایی و تشخیص فرآیندها،بخش ها و استراتژی های نیازمند بازنگری |
| تشخیص ریسک های سازمانی و ارائه راهکار به منظور کنترل ریسک ها |
| تحلیل جامع ساختار،فرهنگ و مدیریت عملکرد درسازمان |
| تحلیل عدم موفقیت سازمان در دستیابی به اهداف استراتژیک |
به بیانی ساده تر، این فرآیند عارضه یابی شبیه به ماجراجویی در جستجوی گنج پنهان است. همانند جستجوی یک سرزمین ناشناخته، تیم عارضه یابی سازمانی ماجراجویی را آغاز می‌کند تا علل پنهان و نقاط ضعف موجود در سازمان را کشف کند. آن‌ها باید با استفاده از ابزارها و تکنیک‌های مختلف سیستماتیک و دقیق به دنبال نواقص و چالش های پنهان در سازمان بگردند تا بتوانند شکاف ها و گلوگاه های استراتژیک را به منظور بهبود به طور دقیق مشخص کنند.
چرا عارضه یابی سازمانی مهم است؟
شناسایی مشکلات و چالش‌ها:
اولین هدف از اجرای عارضه یابی سازمانی ، شناسایی چالش‌ها یا مشکلات خاص داخل یک سازمان است. برخی از این مسائل ممکن است ناکارآمدی در زنجیره تامین، عدم تخصیص بهینه منابع و یا ناکارآمدی‌های عملیاتی باشند، بنابراین شناسایی و درک این مشکلات اولین مرحله برای حل آنهاست.
برنامه‌ریزی استراتژیک:
با طی کردن فرآیند عارضه یابی سازمانی، رهبران می‌توانند درکی از وضعیت فعلی سازمان به دست آورند. این اطلاعات بسیار ارزشمند است زیرا در توسعه برنامه‌های استراتژیک ،تخصیص بهینه منابع و هدف گذاری به‌کار می روند.
بهبود عملکرد و کارایی:
به وسیله ی عارضه یابی، گلوگاه ها، شکاف ها و نقاط استراتژیکی که نیاز به بهبود دارند، شناسایی می شوند. این فرآیند شامل بهینه‌سازی فرآیندها، بهبود مهارت‌های کارمندان یا بازسازی بخش‌های خاصی از سازمان می باشد تا نتایج بهتری حاصل شود.
ارتباط و رضایت کارمندان:
توجه به فرهنگ سازمانی، محیط کاری و دیدگاه کارمندان برای ایجاد یک محیط کاری مثبت بسیار حیاتی است. عارضه یابی سازمانی می‌تواند مسائلی که بر روی ارتباط و رضایت کارمندان تأثیر می‌گذارند، پیدا کند و به رهبران در حل این مسائل کمک کند تا فرهنگ سازمانی غنی تری ایجاد کنند.
مدیریت تغییر:
سازمان‌ها به صورت مداوم در حال تغییرهستند و تغییر اغلب برای رشد ضروری است. فرآیند عارضه یابی، اطلاعاتی راجع به اینکه سازمان چقدر آماده است که به تغییرات پاسخ دهد، ارائه می‌دهد. این اطلاعات برای برنامه‌ریزی و اجرای موفق فرآیند های مدیریت تغییر بسیار ضروری است.
تخصیص منابع:
دانستن اینکه کجا منابع بیشتری نیاز است یا کجا می‌توان منابع موجود را بهینه‌تر تخصیص داد، زیربنای موفقیت یک سازمان است. عارضه یابی سازمانی کمک می‌کند تا رهبران نقاطی را که نیاز به منابع اضافی دارند یا قسمت هایی که دچار اتلاف منابع هستند را شناسایی کنند و در نهایت به حداکثر بهره وری از منابع برسند.
مدیریت ریسک:
یکی دیگر از مزایای عارضه یابی سازمانی، شناسایی ریسک‌ها و آسیب‌پذیری‌های ممکن است. با درک این عوامل، رهبران می‌توانند استراتژی‌هایی برای کاهش ریسک‌ها تدوین کنند و اطمینان حاصل کنند که سازمان در برابر چالش‌ها آماده است.
فرآیندعارضه یابی سازمانی شامل مراحل زیر است:
شناسایی عوامل: این مرحله شامل شناسایی و تحلیل عواملی است که در عملکرد سازمان تأثیر منفی دارند. این عوامل می توانند مشکلات ساختاری، فرآیندهای نامناسب، مشکلات مالی و مدیریتی باشند.
تحلیل عوامل: در این مرحله، عوامل شناسایی شده مورد تحلیل و ارزیابی قرار می‌گیرند. تأثیر این عوامل بر عملکرد سازمان، تاثیر آن‌ها بر بخش ها و سیستم‌های دیگر و هزینه‌های احتمالی در این مرحله مورد بررسی قرار می‌گیرند. این تحلیل به واقع بررسی عوامل عمده و کلیدی است که سبب کاهش عملکرد سازمان شده‌اند.
تدابیر و راه حل‌ها: پس از تحلیل عوامل، تدابیر و راه حل‌های ممکن به منظور رفع مشکلات و نواقص در سازمان مورد بررسی قرار می گیرد. این تدابیر می‌توانند شامل تغییرات در ساختار سازمانی، بهبود فرآیندهای کاری، اصلاح سیاست ها و راهکارهای مالی و مدیریتی باشد.
اجرا: پس از شناسایی عوامل، تحلیل و تعیین تدابیر مورد نیاز، باید این تدابیر اجرا شوند. اجرای تدابیر ممکن است نیازمند تغییرات در هدف گذاری، فرهنگ سازمانی، آموزش کارکنان و تغییر فرآیندهای سازمانی باشد.
مانیتورینگ و ارزیابی: در این مرحله، پیشرفت اجرای تدابیر بررسی و ارزیابی می‌شود. این مرحله شامل دریافت بازخورد از کارکنان و مشتریان، بررسی اثربخشی تدابیر اجرا شده و اعمال تغییرات لازم است.
