اصول طراحی ساختار سازمانی

پیاده سازی استراتژی، به عوامل مختلفی بستگی دارد و تنها به معنای هدف گذاری، فعالیت های عملیاتی و کنترل های عملیاتی نیست، بلکه به معنای درگیر شدن کل سازمان و فرایندهای آن در پیاده سازی استراتژی است. به عبارت دیگر عواملی همچون فرهنگ سازمانی، ارزش های سازمانی، ساختار و سیستم سازمانی و فرایندهای سازمانی در پیاده سازی استراتژی نقش مهمی دارند. ساختار سازمانی یکی از مواردی است که متاسفانه در بسیاری از اوقات در پیاده سازی استراتژی نادیده گرفته می شود. در این مقاله به بررسی ویژگی های ساختار سازمانی و تاثیر آن در پیاده سازی استراتژی می پردازیم.

تخصصی سازی و همکاری:

تخصصی سازی سازمانی از طریق تقسیم نیروی کار به وظایف مجزا شکل می گیرد و منبع اصلی کارایی سازمانی است. این رویکرد در قرن بیستم و دهه های گذشته بسیار مورد توجه بوده است و بسیاری از شرکت ها با استفاده از اصل تخصصی سازی به کارایی بالا دست پیدا کرده اند.

امروزه به دلیل پیچیده شدن شرایط رقابتی، استفاده از این رویکرد اقبال گسترده خود را از دست داده است و تنها بنگاه هایی از این رویکرد استفاده می کنند که در محیط رقابتی ایستا و ثابت فعالیت می کنند. بنابراین ویژگی های محیط رقابتی مانند پویایی و پیچیدگی محیط رقابت، تاثیر بسیار مهمی در میزان خصوصی سازی مشاغل در بنگاه ها دارد. برای مثال شرکت گوگل از این رویکرد استفاده نمی کند و به جای آن از ساختار مبتنی بر تیم ها استفاده می کند. در مقابل در شرکت هایی مانند تویوتا، در بسیاری از بخش ها از این رویکرد استفاده می شود.

مسئله همکاری:

یکی دیگر از مسائلی که در سازمان ها به عنوان یک چالش مهم مطرح شده است، بحث پیدایش تعارضات و حل مشکلات مربوط به عدم همکاری است. برای مثال در زمانی که واحد تحقیق و توسعه به دنبال افزایش نوآوری است، واحد تولید به دنبال افزایش خروجی تولید و سطح کارایی است. این تعارضات در بخش های کلان سازمان نیز به چشم می خورد و گاهی اوقات میزان این تعارضات به حد مخربی می رسد.

مکانیزم های گوناگونی برای دستیابی به هم سویی اهداف در درون سازمان ها وجود دارد، این مکانیزم ها عبارتند از:

مکانیزم های کنترل: معمولاً از طریق نظارت سلسله مراتبی انجام می شود و در سازمان های مبتنی بر بوروکراسی بیشتر به چشم خورده و دارای محرک های مثبت و منفی است؛ برای مثال محرک های مثبت عبارتند از فرصت ارتقاء در سلسله مراتب و محرک های منفی عبارتند از انفصال از خدمت و تنزل رتبه.

محرک های عملکرد: این نوع محرک، پاداش ها را به خروجی کار مرتبط می کند. مزیت عمده آن این است که نیاز به پایش و نظارت پرهزینه کارکنان را کاهش می دهد. اما مشکل اصلی استفاده از این رویکرد عدم کارایی مناسب آن در ساختارهای مبتنی بر تیم ها هستند.

ارزش های مشترک: این نوع رویکرد بیشتر در سازمان های غیرانتفاعی به چشم می خورد که در آن ها افراد حول یک یا چند ارزش مشترک گرد آمده اند و به همکاری مشغولند. برای مثال سازمان هایی همچون مساجد، خیریه ها و بسیاری از انجمن ها، از این رویکرد استفاده می کنند.

فرهنگ سازمانی به عنوان ابزاری برای یکپارچه سازی:

فرهنگ یک سازمان شامل باورها، هنجارها و ارزش های یک بنگاه است که می تواند به طور موثری دیدگاه ها و تفکرات کارکنان را تحت تاثیر قرار دهد. فرهنگ یک بنگاه به اشکال گوناگونی در مراسم ها، تشریفات، اقدامات اجتماعی و زبان و لباس کارکنان نمایان می شود. فرهنگ سازمانی از تاریخچه سازمانی نشات می گیرد و باورها و شخصیت موسس سازمان در پیدایش این فرهنگ نقش مهمی دارد.  البته شایان ذکر است که فرهنگ سازمانی در بخش ها و واحدهای گوناگون سازمانی ممکن است متفاوت باشد.

فرهنگ صحیح می تواند حس همکاری را در میان واحدهای گوناگون سازمان افزایش دهد و به نوعی حس هویت را تقویت کند. امروزه شرکت های پیشروی دنیا مانند گوگل، استارباکس و شل با استفاده از فرهنگ های قوی خود توانسته اند به موفقیت های چشمگیری دست پیدا کنند.

ساختارهای مکانیکی و ارگانیکی:

سازمان هایی با ساختارهای مکانیکی، اغلب در محیط های با ثبات و ایستا فعالیت می کنند و در مقابل سازمان های ارگانیک اغلب در محیط های با ثبات کمتر فعالیت می کنند که این محیط ها دارای ویژگی هایی همچون رسمیت کمتر و انعطاف پذیری بیشتر هستند.

در ساختار های مکانیکی، وظایف اغلب به صورت دقیق و تخصصی تعریف می شوند و اصل تقسیم کار در این نوع از سازمان ها بسیار مورد استفاده قرار می گیرد. همچنین مکانیزم هماهنگی در ساختارهای مکانیکی مبتنی بر قواعد و دستورالعمل ها و به صورت سلسله مراتبی است.

در ساختارهای ارگانیکی کارها به صورت منعطف تعریف می شود و از ساختار تیمی نیز بیشتر استفاده می شود. ساز و کارهای هماهنگی در این نوع از ساختارها بر مبنای فرهنگ و ارزش های مشترک و همچنین سازگاری دو جانبه است. بر خلاف ساختار مکانیکی که در آن سلسله روابط عمودی حاکم است، در این ساختارها روابط افقی نیز که به معنای همکاری میان واحدهای هم سطح است، حکم فرماست.

تفاوت دیگری در میان این دو ساختار برقرار است که به تمرکز دانش در ساختار سازمان مربوط می شود؛ برای مثال در ساختارهای مکانیکی، دانش در بخش های خاصی از سازمان متمرکز است، اما در ساختارهای ارگانیکی دانش به صورت پراکنده در سازمان است.

به طور خلاصه برای پیاده سازی و اجرای درست برنامه ها و اهداف سازمانی، نیازمند توجه دقیق به ساختار سازمانی و مولفه های تاثیرگذار بر آن ها هستیم. طراحی ساختار سازمان و همچنین تطابق ساختار سازمان و استراتژی مناسب، نیازمند دانش تخصصی و تجربه در این زمینه است.