روندهای جدید در طراحی سازمانی چیست؟

ساختارهای سلسله مراتبی از گذشته مورد توجه اندیشمندان مدیریت و صاحبان کسب و کارها قرار داشته است. در این نوع ساختار، تصمیم گیری متمرکز، رسمیت زیاد و مکانیزم های هماهنگی بر مبنای قوانین و مقررات است. اگرچه این نوع ساختار به مدت نسبتاً زیادی بر ساختار بنگاه ها حاکم بوده است، اما در دو دهه اخیر به شدت مورد انتقاد قرار گرفته است. به عبارت دیگر گروهی از اندیشمندان مرگ ساختارهای سازمانی سلسله مراتبی را اعلام کرده اند و اذعان داشته اند که یک انقلاب سازمانی جدید در زمینه طراحی ساختار سازمانی به وقوع پیوسته است.

ساختارهای سازمانی نوین دارای ویژگی های متفاوتی نسبت به ساختار سلسله مراتبی هستند، به بیان دیگر ساختارهای جدید دارای مولفه هایی همچون سلسله مراتب مسطح تر، تصمیم گیری غیرمتمرکز، تحمل ابهام بالاتر، توانمندسازی کارکنان و واحدهای خود سازمانده هستند.

ویژگی های ساختارهای جدید چیست؟

لایه زدایی:  امروزه شرکت ها در بیشتر صنایع سلسله مراتب سازمانی خود را تخت تر کرده اند و انگیزه بنگاه ها برای انجام این کار، افرایش چابکی و پاسخگویی سازمانی در کنار کاهش هزینه های مازاد است. این اقدام موجب می شود که تصمیم گیری سازمانی دیگر متمرکز نباشد و نیاز به کارمندان توانمند بیشتر احساس شود. در فرایند لایه زدایی تلاش می شود تا مشاغل غنی تری ایجاد شود و واحدهای ناکارآمد حذف شوند.

ادهوکراسی و سازماندهی تیمی: ادهوکراسی نوعی ساختار سازمانی است که ویژگی هایی همجون فرهنگ مشترک، استفاده از تیم ها، میزان قابل توجه مشارکت اعضاء و ارتباط عمودی و افقی میان واحد را داراست. در این نوع ساختار سلسله مراتب سازمانی در بیشتر موارد وجود ندارد و تصمیمات بر مبنای مشارکت اعضای متخصص و با تمرکز بر حل مسئله گرفته می شود. شرکت هایی همچون گوگل نیز از این ساختار استفاده می کنند، همچنین بنگاه هایی که در زمینه هایی همچون مشاوره، مدیریت و پژوهش فعالیت می کنند نیز از این ساختار استفاده می کنند.

سازمان های پروژه ای: سازمان های پروژه ای نیز مانند ساختار تیمی هستند با این تفاوت که این نوع از سازمان ها برای مدت محدودی تشکیل می شوند و تا زمان انجام پروژه با یکدیگر همکاری می کنند. این نوع از سازمان ها در بخش هایی مانند حوزه های مربوط به نفت، صنعت ساخت و ساز و صنعت مشاوره، فعالیت می کنند. در بسیاری از بنگاه ها ساختارهای تیمی و پروژه ای به بخش اصلی سازمان که ساختارهای وظیفه ای و مکانیکی دارد، اضافه می شود. به عنوان مثال برای انجام فعالیت هایی مانند مدیریت دانش، توسعه محصول جدید و مدیریت تغییر از این نوع ساختار در کنار ساختار اصلی شرکت استفاده می شود و واحدهایی که انجام این فعالیت ها را بر عهده می گیرند دارای این ساختار هستند.

مرزهای سازمانی نفوذپذیر: در گذشته تقریباً تمام فعالیت های سازمانی در داخل سازمان انجام می شده است و سازمان ها به دلیل حجم کاری زیاد و پیچیدگی بیش از حد محصولات خود دچار چالش هایی می شدند. یکی از راه های بسیار کارآمد برای مدیریت ریسک در سازمان و افزایش کارایی و اثر بخشی در فرایندهای سازمانی، محدود کردن دامنه فعالیت اصلی شرکت از طریق برون سپاری فعالیت های غیر اصلی و تمرکز بر فعالیت های اصلی است.

تمرکز بر هماهنگی به جای کنترل: در ساختار سلسله مراتبی، تاکید سازمان بر کنترل کارکنان است، این در حالی است که رویکردهای جدید، کنترل سلسله مراتبی را کنار گذاشته اند و از محرک های مالی، فرهنگی و اجتماعی برای ایجاد هماهنگی میان کارکنان خود استفاده می کنند.

استفاده گسترده از فناوری اطلاعات:  امروزه اگر سازمانی از فناوری اطلاعات استفاده نکند، آینده محکوم به فنایی خواهد داشت. یکی از مهم ترین کارکردهای فناوری اطلاعات کاربرد آن در ایجاد ظرفیت هماهنگی از طریق سازگاری دوجانبه است.

استفاده از ساختارهای دوسوتوان: این نوع از ساختارها بر استفاده همزمان از دو نوع ساختار که متضاد یکدیگر هستند، تاکید می کند. به عبارتی دیگر ساختارهای مکانیکی در کنار ساختارهای ارگانیکی به کار گرفته می شود. ساختار مکانیکی عمدتاً به منظور افزایش کارایی و بهره برداری از فعالیت ها استفاده می شود و از ساختار ارگانیکی به منظور افزایش نوآوری و جستجوی فرصت های محیطی استفاده می شود. در ساختارهای دوسوتوانی بر استفاده از فرصت های جدید و بهره برداری از فعالیت های موجود به طور هم زمان تاکید می شود. این نوع ساختار بسیار محبوب است و اثربخشی زیادی برای بنگاه نیز دارد.

با بررسی ارزشمندترین برندهای دنیا و مسیر رشد و تکاملشان، اثر بخشی روندهای جدید در طراحی ساختار سازمان مشخص می شود. برندهای موفق دنیا از موارد ذکر شده در ساختار سازمانی خود به طور موثری استفاده می کنند و با انجام دوره ای باز مهندسی فرایند های کسب و کار به دنبال افزایش بهره وری واحد های خود هستند. روند های جدید ذکر شده به خصوص در شرکت های فناور محور به چشم میخورد.